Necesidad de reformar la ley notarial para incorporar el sistema en línea que permita la obtención de copias de escrituras y su certificación en cualquier notaría pública

Abstract

La Constitución de la República del Ecuador en su art. 227 refiere que la administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación. De esta premisa normativa se infiere que todas las instancias públicas en el Ecuador deben gestionar sus procesos internos institucionales en estricto cumplimiento de principios y normas que rigen para el sector público, con el fin de promover adecuadamente las capacidades de respuesta para satisfacer las necesidades ciudadanas. En relación a los servicios notariales y a la prestación de sus servicios la Carta Magna establece importantes regulaciones como por ejemplo la determinada en el art. 199 que menciona que los servicios notariales son públicos y que en cada cantón o distrito metropolitano habrá el número de notarías y notarios que determine el Consejo de la Judicatura. La problemática identificada parte en primer lugar por establecer que la Ley Notarial no ha incorporado reformas orientadas a promover la agilidad y la celeridad en la gestión de trámites y procesos internos relacionados con actos y contratos celebrados ante el funcionario notarial; desde esta perspectiva se identifica que la normativa debe implementar cambios permitiendo la recurrencia a las tecnologías de la información y a las plataformas de información virtual, considerando que son los medios electrónicos los que facilitan y simplifican la obtención de datos en información para los interesados. En la práctica cotidiana resulta un serio problema el hecho de que las personas que quieren obtener una copia certificada de un instrumento público celebrado ante el notario público, deben necesariamente trasladarse a la notaría del cantón donde se celebró ese acto o contrato, lo cual implica un gasto para el interesado, además que el trámite se torna engorroso, por el tiempo que se tarda en obtener la referida copia certificada; Esta situación puede subsanarse con el uso de las tecnologías digitales, recurriendo a la sistematización del procesos y archivos notariales, a través de la generación de copias impresas directamente desde bases de datos notariales que funcionen en línea, facilitando la obtención directa de la información requerida por parte de los interesados, promoviendo de esta forma la auténtica eficacia y eficiencia en la gestión de los trámites notariales.