Diagnóstico y propuesta de un manual de procesos y procedimientos para la unidad de control de bienes del gobierno autónomo descentralizado provincial de Pastaza, para el año 2015.

Abstract

La presente investigación tiene como propósito principal proponer un Manual de Procesos y Procedimientos para la Unidad de Control de Bienes del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, para el año 2015; En base al análisis realizado se pudo evidenciar fallas estructurales en las distintas áreas donde no existe una planificación basada en los requerimientos, que ocasiona retrasos en la ejecución de los procesos, situación observada en la elaboración de este trabajo, herramienta que permitirá agilizar los procesos administrativos que se ejecutan en dicha Unidad, es por ello que la presente propuesta nace con la iniciativa de mejorar la gestión de Talento Humano de la Entidad Pública, con la finalidad que el personal se desempeñe de manera eficaz y eficiente en su área de trabajo. La metodología que se empleó para el desarrollo de la investigación fue el método deductivo, el cual permitió diagnosticar la situación actual de la organización para la recolección de información, otro método que se aplicó es el método descriptivo ya que se describe las actividades, funciones y tiempos de los procesos y procedimientos que se realizan en la Unidad de Control de Bienes. En lo que respecta al análisis realizado, se evidenció los procesos ejecutados en las áreas existentes, con el propósito de evaluar la situación administrativa de la estructura organizacional, consecuentemente, la implementación del manual para mejorar el control y administración de los bienes que permitan disminuir los tiempos empleados en la entrega de los bienes y servicios que presta la institución, tanto a los clientes internos como externos. Otros aspectos considerados se orientan a establecer los mecanismos que permitan identificar el tiempo de vida útil de los bienes, los procedimientos para darlos de baja y posterior reposición, acto administrativo indispensable cuya ejecución ayudara a tomar acciones pertinentes. Igualmente la necesidad de establecer mecanismos de actualización periódica de los inventarios de bienes, activos fijos o bienes fungibles como herramienta de mucha importancia en el ámbito administrativo. Igualmente la propuesta establece la necesidad de contar con un proceso de reposición en caso de pérdida o deterioro de bienes, no aplicado actualmente de forma oportuna por falta del manual de procesos y procedimientos. Se evidencia también la necesidad de contar con un sistema informático orientado a un mejor registro de los bienes, en cada una de las áreas involucrada en esta tarea, como la necesidad puntual de implementar un proceso, principalmente para la entrega de combustible y lubricantes, considerando que estos se entregan en base a las necesidades de los vehículos sin considerar el trabajo realizado o el kilometraje recorrido. A través del presente Manual se establecerá lineamientos y mecanismos que requiere la institución a nivel administrativo para el cumplimiento de las políticas y normativas establecidas en el Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de Bienes y Existencias del Sector Público, Reglamento Orgánico Estructural y Funcional del GAD Provincial de Pastaza y demás disposiciones vigentes, definiendo las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal. Como estrategia para alcanzar el objetivo institucional de “modernizar adecuadamente sus operaciones y servicios en base a la legislación vigente y la aplicación de procesos de desconcentración y descentralización”, que sustenta la gestión administrativa del GAD Provincial de Pastaza. Se recomienda implementar el manual de procesos y procedimientos, socializándolo con todo el personal de la institución, con la finalidad de que sirva como guía para la ejecución de los procesos que conforman el manual, facilitando el trabajo diario, la optimización del tiempo, los recursos económicos, el flujo de información y la comunicación entre los servidores públicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.