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Título : Diagnóstico y propuesta de un manual de procesos y procedimientos para la unidad de control de bienes del gobierno autónomo descentralizado provincial de Pastaza, para el año 2015.
Autor : Orellana Jaramillo, Leoncio Miguel
Villafuerte Hidalgo, Jessica Johana
Palabras clave : ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCESOS
Fecha de publicación : 2016
Resumen : La presente investigación tiene como propósito principal proponer un Manual de Procesos y Procedimientos para la Unidad de Control de Bienes del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza, para el año 2015; En base al análisis realizado se pudo evidenciar fallas estructurales en las distintas áreas donde no existe una planificación basada en los requerimientos, que ocasiona retrasos en la ejecución de los procesos, situación observada en la elaboración de este trabajo, herramienta que permitirá agilizar los procesos administrativos que se ejecutan en dicha Unidad, es por ello que la presente propuesta nace con la iniciativa de mejorar la gestión de Talento Humano de la Entidad Pública, con la finalidad que el personal se desempeñe de manera eficaz y eficiente en su área de trabajo. La metodología que se empleó para el desarrollo de la investigación fue el método deductivo, el cual permitió diagnosticar la situación actual de la organización para la recolección de información, otro método que se aplicó es el método descriptivo ya que se describe las actividades, funciones y tiempos de los procesos y procedimientos que se realizan en la Unidad de Control de Bienes. En lo que respecta al análisis realizado, se evidenció los procesos ejecutados en las áreas existentes, con el propósito de evaluar la situación administrativa de la estructura organizacional, consecuentemente, la implementación del manual para mejorar el control y administración de los bienes que permitan disminuir los tiempos empleados en la entrega de los bienes y servicios que presta la institución, tanto a los clientes internos como externos. Otros aspectos considerados se orientan a establecer los mecanismos que permitan identificar el tiempo de vida útil de los bienes, los procedimientos para darlos de baja y posterior reposición, acto administrativo indispensable cuya ejecución ayudara a tomar acciones pertinentes. Igualmente la necesidad de establecer mecanismos de actualización periódica de los inventarios de bienes, activos fijos o bienes fungibles como herramienta de mucha importancia en el ámbito administrativo. Igualmente la propuesta establece la necesidad de contar con un proceso de reposición en caso de pérdida o deterioro de bienes, no aplicado actualmente de forma oportuna por falta del manual de procesos y procedimientos. Se evidencia también la necesidad de contar con un sistema informático orientado a un mejor registro de los bienes, en cada una de las áreas involucrada en esta tarea, como la necesidad puntual de implementar un proceso, principalmente para la entrega de combustible y lubricantes, considerando que estos se entregan en base a las necesidades de los vehículos sin considerar el trabajo realizado o el kilometraje recorrido. A través del presente Manual se establecerá lineamientos y mecanismos que requiere la institución a nivel administrativo para el cumplimiento de las políticas y normativas establecidas en el Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de Bienes y Existencias del Sector Público, Reglamento Orgánico Estructural y Funcional del GAD Provincial de Pastaza y demás disposiciones vigentes, definiendo las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal. Como estrategia para alcanzar el objetivo institucional de “modernizar adecuadamente sus operaciones y servicios en base a la legislación vigente y la aplicación de procesos de desconcentración y descentralización”, que sustenta la gestión administrativa del GAD Provincial de Pastaza. Se recomienda implementar el manual de procesos y procedimientos, socializándolo con todo el personal de la institución, con la finalidad de que sirva como guía para la ejecución de los procesos que conforman el manual, facilitando el trabajo diario, la optimización del tiempo, los recursos económicos, el flujo de información y la comunicación entre los servidores públicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Provincial de Pastaza.
Descripción : This research has as a main purpose to propose a Process and Procedures Manual for Real Control Unit of the Autonomous Decentralized Provincial Government of Pastaza, 2015. Based on the analysis made it was possible to demonstrate structural flaws in different areas where there does not exist a planning based on the requests, which causes debts in the execution of the processes, that situation was observed in the elaboration of this work, that tool will allow to improve the administrative processes that are executed in the above mentioned Unit, for that reason the present proposal is born with the initiative to improve the management of Human Talent of the Public Entity, with the purpose that the personnel gets out of debt in an effective and efficient way in its work area. The methodology that was used for the development of the research was the deductive method, which allowed to diagnose the current situation of the organization for the collection of information, another method that was applied was the descriptive method already described the activities, functions, and times of the processes and procedures that are performed in the Property Control Unit As for realized analysis, there were demonstrated the processes executed in the existing areas, with the intention of evaluating the administrative situation of the organizational structure, consistently, the implementation of the manual to improve the control and administration of the goods that allow to diminish the times used in the delivery of the goods and services that gives the institution, both to the internal and external clients. Other considered aspects are orientated to establish the mechanisms that they allow to identify the useful time of life of the goods, the procedures to give them of low and later reinstatement, As the same way the needs to stablish mechanism of periodic update of the inventories of goods, fixed assets or fungibles goods as tool of a lot of importance in the administrative area. Equally the offer establishes the need to possess a process of reinstatement in case of loss or deterioration of goods, nowadays is not applied of opportune form for lack of the process and procedures manual. Also is demonstrated the need to have a computer system orientated to a better record of the goods, in each involved areas of this work, as the punctual need to implement a process, principally for the delivery of fuel and lubricants, thinking that those are submitted on the basis of the vehicle’s needs, without considering the realized work or the kilometer driven. Through this Manual will stablished guidelines and mechanisms that requires the institution to administrative level for the compliance of policies and regulations laid down in General rules for the administration, use and control of assets and inventories of the Public Sector, Structural and Functional Organic Regulation of GAD Pastaza Provincial and other regulations, defining the politics and/or norms that circumscribe the general frame of performance of the personnel. As strategy to reach the institutional aim " to modernize adequately his operations and services on the basis of the in force legislation and the process application of deconcentration and decentralization ", that sustains the administrative management of Pastaza's Provincial GAD. One recommends to implement the manual of processes and procedures, socializing it with the whole personnel of the institution, with the purpose as which it uses as guide for the execution of the processes that shape the manual, facilitating the daily work, the optimization of the time, the economic resources, the flow of information and the communication between the public servants of the Autonomous Decentralized Provincial Government of Pastaza.
URI : http://dspace.unl.edu.ec/jspui/handle/123456789/13471
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