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Título : Propuesta de reingeniería de procesos de la empresa HPI Human Perspectives International Cia. Ltda. de la ciudad de Quito
Autor : Quizhpe Salinas, Luis Alcívar
Galindo Álvarez, Pablo Andrés
Palabras clave : REINGENIERÍA
EMPRESA DE CONSULTORÍA
TALENTO HUMANO
NEGOCIOS
Fecha de publicación : 2015
Editorial : Loja
Resumen : La presente investigación se la efectuó en la ciudad de Quito, en la empresa HPI HUMAN PERSPECTIVES INTERNATIONAL CIA. LTDA. De la ciudad de Quito, el objetivo principal es identificar y mejorar la gestión de sus distintos procesos y lograr mayor rentabilidad de sus servicios. Con respecto a los procesos levantados en la empresa, identificamos el proceso comercial con una secuencia de 10 actividades y un tiempo total de ejecución de 415 minutos. La propuesta de mejora para el mencionado proceso consiste en unificar la actividad de asesoría de clientes y aprovechar la presencia de un recurso adicional para que realice actividades relacionadas con el levantamiento de necesidades de los clientes indistintamente del segmento al que pertenezcan, la reducción total del tiempo de ejecución es del 10% lo que significa 45 minutos menos. En el proceso de diagnóstico Pre – selección se suprimió actividades que no generan un valor agregado como son la elaboración y envío de estatus, las actividades eliminadas se reemplazan por una sola actividad de envío de cronograma al cliente en el que se detalle la fecha de inicio y de fin. Con la inclusión de esta información el cliente dispone de las fechas en las que inicia y termina el proceso, con este cambio el proceso refleja una reducción de tiempo de 25 minutos lo cual representa el 4,55% del proceso total. En el proceso de capacitación (desarrollo del talento) se realizó la unificación de las actividades de coordinación, de hospedaje, movilización, lugar, equipos y alimentación tanto del taller como del facilitador con el fin de optimizar recursos y tiempos. También la ejecución de las actividades de procesar resultados del taller y facilitador y entrega la entrega de los mismos a los clientes internos y externos. La mencionada entrega de información la ejecuta el gerente y el consultor de Desarrollo del Talento, con esto se aprovecha los recursos que tiene el departamento para reducir tiempos. En base a los cambios realizados se obtuvo una reducción de 65 minutos que significa un 6,07%. En el proceso de capacitación (coaching) se identificó que las actividades de revisión de informes de competencias e identificación de áreas de mejora se pueden realizar en una sola, con la unificación de esta secuencia se logra reducir tiempo y optimizar los recursos utilizados. El cambio representa reducción de 50 minutos en todo el proceso que significa un 7,87%. En el proceso de desvinculación y reorientación laboral, se consideró realizar en una sola actividad contactar al cliente y programar las reuniones de Gestión del Cambio. De igual manera con la finalidad de aprovechar la reunión de elaboración de plan de gestión del cambio del recurso desvinculado se involucra a la misma a la empresa que contrató el servicio para poner en su conocimiento los acuerdos a los que se llegue y entregar los resultados. Con estos cambios en las actividades se logró una reducción de 40 minutos equivalente a un 4,85%. En el proceso de facturación se unificó las actividades relacionadas con la gestión de calificación como cliente y proveedor así como la legalización del contrato. También se realizó mejoras en el sistema contable con el fin de automatizar algunas actividades que actualmente se realizan de forma aislada lo cual dilata el tiempo de respuesta. Con estos cambios efectuados se logró una reducción de 120 minutos que equivalen a 18,05% del proceso total. En el proceso de pago proveedores se propone la implementación de actividades automáticas que permitan reemplazar la cancelación a los mismos con cheque de gerencia por el desembolso a través de transferencias bancarias e interbancarias directamente a las cuentas de los proveedores.Con este cambio se logra una reducción de 60 minutos que equivale a un 14,29%. Adicionalmente a las mejoras propuestas enfocadas en la reducción de tiempo de respuesta, automatización de actividades manuales y aprovechamiento de los recursos implícitos en cada una de las etapas de los procesos, se documentó un total de 13 manuales de funciones que le permitan al personal de la empresa contar con herramientas que guíen y normen la ejecución de sus actividades. Los mencionados documentos complementan la información de los diagramas de flujo con los cual se podrá identificar con mayor facilidad novedades, errores, oportunidades de mejora y posibles eventos de riesgo
Descripción : This research was conducted in the city of Quito, in the company HPI INTERNATIONAL HUMAN PERSPECTIVES CIA. LTDA. In Quito, the main objective is to identify and better manage its various processes and achieve greater return on their services. With regard to the processes raised in the business, we identify the business process with a sequence of 10 activities and a total running time of 415 minutes. The proposed improvement to the above process is to unify the activity of counseling clients and benefit from the presence of an additional resource to perform related to the lifting of customer needs regardless of the segment to which they belong activities, the total reduction time execution is 10% which means 45 minutes less. The diagnostic process Pre - selection activities that do not generate added value such as the preparation and submission of status was abolished, deleted activities are replaced by a single activity shipping schedule customer in which detailing the start date and end. With the inclusion of this information the customer has the dates when the process begins and ends with this change reflects a reduction in process time 25 minutes which represents 4.55% of the total process. In the training process (talent development) unification of coordination activities, lodging, mobilization, place, equipment and supply both the workshop and the facilitator in order to optimize resources and time was performed. Also the implementation of activities to process and results of the workshop facilitator and delivers the delivery thereof to internal and external customers. The aforementioned information delivery is performed by the manager and consultant Talent Development with the resources you have this department to reduce time is used. Based on changes it reduced 65 minutes which means 6.07% was obtained. The process of training (coaching) it was identified that the activities of competencies reviewing reports and identifying areas for improvement can be made into one, with the unification of this sequence it is possible to reduce time and optimize the resources used. The change represents reduction of 50 minutes throughout the process which means 7.87%. The process of disengagement and labor reorientation, it was considered activity performed in a single customer contact and schedule meetings of Change Management. Similarly in order to use the meeting of developing management plan change detached resource is it involves the same to the company that hired the service to inform the agreements that are reached and deliver the results. With these changes in activity 40 minutes a reduction equivalent to 4.85% was achieved. The billing process activities related to managing customer and supplier rating as well as the legalization of unified contract. Improvements were also made in the accounting system in order to automate some activities currently performed in isolation which delays the response time. These changes reduced 120 minutes, equivalent to 18.05% of the total process was achieved. The process of payment providers implementing activities to automatic cancellation replace them with cashier's check for the payment through bank and interbank accounts directly to providers proposed transfers. This change reduced 60 minutes is equivalent to 14.29% is achieved. Addition to the proposed improvements focus on reducing response time, automating manual activities and use of embedded resources in each stage of the process, a total of 13 manual functions that allow the staff was documented now have tools to guide and normen the implementation of its activities. The mentioned documents complement the information flow diagrams with which they can identify new, mistakes, opportunities for improvement and possible risk events more easily
URI : http://dspace.unl.edu.ec/jspui/handle/123456789/8834
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