Auditoría de gestión al gobierno autónomo descentralizado parroquial de Malacatos, periodo de enero a diciembre de 2012

Abstract

El trabajo de investigación cuyo título es “Auditoría de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Malacatos, periodo 2012, se planteo como objetivos los siguientes: Evaluar el Sistema de Control Interno implementado en el Gobierno Descentralizado de la Parroquia Malacatos. Establecer la propiedad, legalidad y veracidad de las funciones realizadas por el Recurso Humano y de los manejos de los recursos administrativos y financieros asignados. Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen las actividades de la entidad objeto del presente estudio. Presentar el informe de Auditoría de Gestión con el fin de tomar los correctivos necesarios. Para el desarrollo se hizo uso de la metodología que recomienda el Manual de Auditoria de la Contraloría General del Estado para esto se cumplieron sus cinco fases: Primera fase El Conocimiento Preliminar de la Entidad, en la Planificación de la Auditoria, se estudio la estructura orgánica de la institución y se examinó el FODA, para determinar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, también se estudio y analizó el Plan Operativo Anual. Lo que permitió establecer que el enfoque sea examen de los componentes relacionados con los recursos Humanos y materiales y financieros, para lo cual se evaluó el Sistema de Control Interno, se elaboraron programas de auditoría para estos componentes y subcomponentes, obteniéndose entre otros los siguientes resultados Adquisición y Control de Bienes. Los bienes de la institución no cuentan con un adecuado control. De acuerdo al Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público (Acuerdo No. 012 CG) emitido por la Contraloría General del Estado determina que: Servicios Generales de los daños ocasionados por negligencia de los custodios, un 26.67% fueron reparados por el responsable, mientras que un 73.33% aún no ha sido reparado hasta la presente fecha. Archivo del listado que hemos tomado para la revisión verificamos que un 90% se cumple con el correcto archivo, mientras que un 10% de información se encuentra sin archivar ni clasificar Área Financiera Contabilidad se revisó que todos los ingresos, egresos y demás transacciones se encuentren con las firmas de registrado y aprobado y se detectó que en algunos comprobantes de egreso no se encontraba con las firmas de responsabilidad por lo que se procedió realizar a un análisis y se constató que en un total de 150 transacciones no se han registrado 15 por falta de documentación soporte. Según el Art. 206 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, la contabilidad, parte de la entrada original a los registros de contabilidad hasta el informe sobre ellas, la interpretación y consolidación contable; comprende, además, los documentos, los registros y archivos de las transacciones. Administración de Caja Recaudadora la Junta utiliza esta cuenta para el pago de valores pequeños, pero no existe en el reglamento el tratamiento de esta cuenta, ni el valor para su reposición. El fondo de caja recaudadora tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido. Las unidades financieras de las instituciones del sector público, de acuerdo a las necesidades reales de cada unidad administrativa, autorizarán la apertura y el monto de cada fondo. Área de Recursos Humanos Actuación de los servidores. Los servidores públicos no están comprometidos con la atención y ayuda a la comunidad en un 100%. En el reglamento interno de la Junta Parroquial en su Art. 9 y 13 del Reglamento Interno, menciona que los miembros de la Junta deberán laborar en la oficina y atención al público 40 horas semanales, salvo el caso que tengan alguna negligencia o comisión. Este hallazgo se da debido a que miembros de la Junta en el año 2012 han faltado un total de 67 días, en los cuales no ha existido la atención necesaria a la comunidad. Por lo expuesto las principales conclusiones y recomendaciones fueron las siguientes: Existió una demora en el ingreso de los documentos a la administración de caja. Por no estar registradas todas las transacciones al sistema la información se produjo demoras en los pagos tanto a proveedores como a los miembros de la Junta. No existe una organización adecuada para la entrega de la documentación. Los trámites externos sufren demora y esto causa molestia a los destinatarios, ocasionando que no se cumpla con este procedimiento con eficiencia y efectividad. No se están aplicando adecuadamente las políticas establecidas en el reglamento interno, de una manera efectiva y eficiente dentro de la institución. Todo esto ocasiona que algunos servicios queden deshabilitados. Se recomienda a la Junta realizar un mejor control de los bienes y verificar que todos estén, con una etiqueta que se identifiquen que son de propiedad de la Junta con el fin de evitar pérdidas de los bienes. Con la finalidad de prestar un mejor servicio a la comunidad, se debe tomar en cuenta que el pago oportuno a los proveedores es muy importante, además si alguna persona está encargada de custodiar algún bien de la Junta y por negligencia dañe, deberá responder pecuniariamente. Se recomienda a los miembros de la Junta tener el archivo correctamente ordenado, de tal manera que si alguna persona solicita saber sobre algún trámite o algún documento necesario poder ayudarle inmediatamente, agilitando el proceso que se esté realizando. Se recomienda al secretario-tesorero, en primer lugar tener respaldo de todos los pagos que se realicen, los productos y servicios que se adquieran, además ingresar inmediatamente la información al sistema de todas las transacciones que se realicen con la finalidad detener la información oportuna y pueda ser proporcionada cuando se solicite. Se recomienda al señor presidente de la Junta implementar en el Reglamento Interno una política para el manejo de esta cuenta, ya que deberá establecerse un monto con el que cuente y se deberá realizar arqueos de caja chica, ya que durante el año se da un movimiento considerable.