Reingeniería de procesos de la empresa “Beni es arte” de la ciudad de Loja

Abstract

El objetivo principal del rediseño de los procesos y aumento de un proceso de la empresa “BENI ES ARTE” , es con el fin de mejorar la calidad de Producto, abastecimiento de materias primas, mejor atención al Cliente, disminuir los tiempos en cada proceso, mejorar el ambiente de trabajo, mejores los ingresos económicos a la empresa y organizar de manera adecuada al Personal con cargas de trabajo equilibradas como una reacción al cambio de las nuevas realidades de las empresas, para el desarrollo se aplicó Métodos como: Método Histórico. A través de este método se analizó de forma histórica desde cuando se originan los diferentes problemas de procesos de la empresa. Método Estadístico. El método estadístico se utilizó al momento de realizar las encuestas al personal y clientes de la Empresa y la entrevista al Directivo de la empresa, para poder tabular los datos que proporcionaron. Método analítico. Por medio del mismo se examinó cada proceso productivo, a fin de separarlos de forma ordenada para sacar comparaciones entre los tiempos requeridos y los actuales, para así realizar los correctivos necesarios. Método Deductivo. La deducción ayudó a recabar datos importantes que permitieron establecer conclusiones entre los referentes teóricos y el estudio de campo realizado para la implementación de la reingeniería de procesos en la empresa. La técnica de observación, registrando dichos procesos en una ficha de observación, a cada proceso se lo represento gráficamente y a través del flujo gramas se pudieron detectar los puntos críticos en los siguientes procesos: Proceso de Compras, Proceso de Producción, Proceso de Despachos y Procesos de Facturación y Cobranzas. Estos procesos requerían un tiempo muy largo, existían pasos innecesarios, etc. Por lo que se aplicó la reingeniería determinando así que se pueden reducir los costos y tiempos, incrementando la producción, sin que esto signifique una disminución de la calidad. Se conformó un equipo de Reingeniería, asignando responsabilidades a cada una de la áreas de la empresa que quedo de la siguiente manera: Gerente General: Luis Quezada, Producción: Gonzalo Chávez, Compras: Daniel Chávez, Departamento Financiero :Eliana Álvarez, Recursos Humanos: Elizabeth Arias, estableciendo una reunión mensual a fin de ir evaluando el mapeo de los procesos, y así ir corrigiendo falencias que se suscite en el camino, se realizó nuevos procesos, se rediseño algunos y se elaboró un presupuesto. Se pudo realizar la medición de los procesos, mediante un cuadro comparativo del tiempo, los procesos efectuados por la empresa BENI ES ARTE de la ciudad de Loja, del proceso de compras de 270 minutos a 165 minutos obteniendo una disminución de 105 minutos, del proceso de Producción de 840 a 660 disminuyendo 180 puntos, en el Proceso de Ventas y Despachos de 210 a 160 disminuyendo 50 minutos, en el Proceso de Facturación y Cobranzas de 300 a 185 minutos obteniendo así una disminución de 115 minutos. La implementación de la reingeniería requiere de adquisición de máquinas y equipos y la implementación de un nuevo proceso, para lo cual se requiere una inversión de $2000.00 dólares. Cabe indicar que para el departamento necesario que fue creado, no se requiere de la contratación de otra persona, por lo que no se tiene que presupuestar gastos adicionales. En conclusión Se identifican cuatro procesos dentro de la empresa, los cuales se desarrollan de forma desordenada y presentan una serie de problemas de descoordinación en su cumplimiento. Se llevó a cabo la reestructuración de los cuatro procesos existentes, y la propuesta de la creación de un proceso más que es el de Recursos Humanos, para una mayor eficiencia necesaria dentro de la empresa, y así mejorar el reclutamiento de personal adecuado para realizar el trabajo requerido. Se delimita nuevas responsabilidades al personal existente, y se delega responsables en los puntos clave de la empresa para mejorar su desarrollo de trabajo y ejecución de procesos. Es imprescindible que se aplique una Reingeniería de procesos a la empresa “BENI ES ARTE”, para reducir los costos de producción exagerados que están generando en la actualidad, manteniendo o superando en algunos casos la calidad de producción, agregándole valor al producto y así tener clientes satisfechos.