Reingeniería de procesos administrativos de la empresa inmobiliaria casa & tierra bienes raíces en Ecuador de la ciudad de Loja

Abstract

El presente trabajo tuvo como objetivo general realizar una reingeniería de procesos administrativos de la empresa inmobiliaria CASA&TIERRA Bienes Raíces en Ecuador de la ciudad de Loja, con lo que se propone lograr mayor eficiencia en la realización de los procesos de la empresa, para el efecto se tuvo que recurrir a utilizar los métodos analítico, deductivo, sintético, inductivo y descriptivo; así como también las técnicas de la observación directa, la entrevista y la encuesta, contando para ello con un mapeo de los procesos actuales, que permitió determinar las falencias existentes en la actualidad y con ello determinar los inconvenientes actuales en la empresa. Se realizó una entrevista al Gerente de la empresa con lo que se logró recopilar información general de la misma, así como el conocimiento total de los procesos existentes; identificando así mismo los puntos críticos actuales que a su criterio no han permitido brindar un mejor servicio; lo que permitió realizar un análisis de la realidad en la que se encuentran actualmente los procesos en función de los objetivos organizacionales que se ha planteado la empresa. Se aplicó además una encuesta a los 5 empleados que actualmente laboran en la empresa, que permitió además corroborar lo mencionado por el Gerente en relación a los procesos actuales, así como de los cuellos de botella. Así mismo se aplicó una matriz de percepción de los clientes que permitió obtener así mismo información de los procesos que han sido objeto de reclamos por parte de los mismos. Luego con la ayuda de una ficha técnica de observación de procesos se efectuó el levantamiento de los mismos en el cual se determinó que actualmente en la empresa se realizan 12 procesos y efectuando una contrastación de la información obtenida con la entrevista, encuestas y ficha de observación se logró determinar que en cinco de los procesos existe actualmente problemas que tienen que ver con los tiempos y la duplicidad de tareas existe la posibilidad efectuar el respectivo rediseño. Los procesos en mención son: Avalúo de bienes para la venta; Análisis y aprobación de créditos hipotecarios; el proceso de Trámite de transacción en la Notaría cuando existe el paso de propiedad de los bienes; el proceso de facturación y el proceso de atención al cliente y entrega de información a usuarios y clientes. Para el rediseño de los procesos se conformó un Comité de Reingeniería conformado por: el Gerente de la empresa, la Contadora, el Jefe de ventas, el Tramitador y por parte de la investigación realizada la señora María Angélica Costa Cevallos. Para el rediseño se propuso una matriz de reingeniería con objetivos generales, específicos un diagnóstico general de la empresa en la cual se detectaron las debilidades actuales que han llevado a tener inconvenientes en los mencionados procesos. A continuación se realizó la descripción de cada uno de los procesos elegidos para el replanteamiento con su respectivo análisis donde se enfocó detenidamente el problema actual y la potencial solución de los mismos y finalmente se efectuó el rediseño respectivo. Finalmente se procedió a efectuar el análisis comparativo de los procesos actuales con sus tiempos actuales y los tiempos de los procesos rediseñados en lo que se pudo determinar que el ahorro asciende a 75 horas con 2 minutos. Posteriormente se realizó el levantamiento de los requerimientos con lo cual se pudo finalmente determinar el presupuesto requerido para poner en marcha la propuesta. Se definieron las conclusiones que hacen mención a los resultados encontrados y, sobre todo los procesos que fueron objeto de rediseño. Finalmente, se recomienda a la empresa inmobiliaria debe implementar la presente propuesta que permitirá cuantiosamente los procesos llevados a cabo toda vez que el ahorro es totalmente importante; lo que permitirá brindar un mejor servicio y sobre todo lograr un efectivo uso de los recursos disponibles.