Reingeniería de procesos administrativos y operativos de la empresa “Refrescos el Tomeñito" de la ciudad de Loja

Abstract

La presente investigación de tesis denominada: “REINGENIERÍA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE LA EMPRESA “REFRESCOS EL TOMEÑITO” DE LA CIUDAD DE LOJA”, tuvo como principal objetivo realizar un estudio detallado de los procesos internos de la empresa, lo que permitió establecer los procesos claves y aquellos con dificultades o puntos críticos que requieren replanteamiento, toda vez que en la actualidad la empresa tiene problemas operativos, con resultados que pueden ser mejores si se realizan los cambios. El desarrollo de este trabajo se inició con la recopilación de información bibliográfica base para elaborar el marco teórico referencial y conceptual relacionado con la reingeniería de procesos. Posteriormente, se realizó el diagnóstico situacional de la empresa Refrescos el Tomeñito, mediante el cual se pudo conocer que la empresa empezó sus actividades en el año 2005 como unipersonal de responsabilidad limitada, cuya actividad principal fue la producción de helados y con el paso del tiempo de bolos. En la actualidad con dos departamentos en los que laboran 12 empleados y atienden a los mercados de Loja, Vilcabamba y Catamayo. Para realizar la investigación de campo se aplicó una entrevista a la gerente de la empresa, Sra. Ruth Elena Carrión Díaz, y encuestas a los 3 empleados administrativos y los 9 operativos, cuyos resultados permitieron establecer que la empresa está atravesando por serios problemas, su gerente no tiene el perfil de formación para administrar este tipo de empresa ya que su formación profesional es psicorrehabilitadora infantil, además no posee una filosofía empresarial que oriente su actividad, la información no llega a tiempo a la contadora lo que impide tener un adecuado manejo financiero. En relación al departamento de producción, se tienen también desajustes en el proceso productivo por falta de coordinación en su personal y sobre todo porque no cuentan con una máquina automática para el envasado y sellado de los productos, lo que genera retrasos en la entrega de los pedidos. A través del mapeo de los procesos, se pudo establecer en forma clara los tiempos y las distancias de cada proceso mediante flujogramas, estableciendo como principales procesos: Adquisición de materia prima e insumos, producción de helados, producción de bolos, comercialización de los productos, contratación de empleados, negociación de publicidad, e inventario y control de mercaderías; los cuáles, luego del análisis, se pudo establecer una propuesta de nuevos procesos para aquellos que presentaban puntos críticos, disminuyendo los tiempos, especialmente en los procesos de producción, el de helados de 7 horas 30 minutos a 6 horas y el de bolos de 6 horas 40 minutos a 5 horas 20 minutos, lo que implica una reducción del desperdicio en un 10% y disminución del tiempo de envasado en un 50%, dándonos como resultado un mejoramiento en la calidad del producto (disminución de contacto humano) y se reduce el retraso en la entrega de pedidos. Para que se produzca una mejor aceptación de la propuesta se elaboró un manual de funciones para cada uno de los puestos que intervienen en los procesos. Para dicha implementación se requieren $4,480.00 dólares de inversión, monto que servirá para adquirir una máquina automática para envasar y sellar, contratar un profesional en reingeniería de procesos, capacitar el personal, etc. Todos los resultados expuestos en la presente investigación hacen notar que es posible una mejora sustancial en la empresa y que por ende será recomendable poner en práctica la reingeniería.